Menata dan Mengorganisir Inventaris Kantor

Tips desain interior kantor – Tips dan langkah-langkah yang harus dilakukan untuk mengorganisasi kebutuhan kantor dengan efektif.

Teknik penataan dan pengorganisasian alat dan kebutuhan rumah tangga tidak hanya perlu diterapkan di rumah atau tempat tinggal saja, namun juga di kantor. Karena kebanyakan kebutuhan kantor merupakan kertas dan alat tulis, tentu teknik mengorganisasi kebutuhan kantor akan berbeda dengan menata peralatan rumah tangga di rumah.

Organisasi kebutuhan kantor ini penting untung mencegah pembelian terlalu banyak item tertentu, sementara item lain yang stoknya sudah menipis malah belum terbeli. Cara – cara di bawah ini bisa diterapkan untuk mengorganisasi kebutuhan kantor dengan efektif.

Pastikan ada seorang staff atau manager yang khusus menangani inventaris kantor

Untuk memastikan bahwa inventaris kantor meliputi ATK, furnitur, kertas, kabinet, dll sudah tersimpan rapi dan terorganisisasi dengan baik, kantor harus menunjuk seorang staff atau manager khusus menangani inventaris kantor, apalagi jika kantor tersebut cukup besar dengan ratusan, atau bahkan ribuan pegawai yang bekerja di dalamnya. Sang manager peru mencatat setiap item yang menjadi inventaris kantor, mencatat nilai atau harga serta jumlahnya, serta kapan item tersebut didatangkan.

Pencatatan juga berlaku untuk item – item kecil seperti ATK, yang meliputi pulpen, tip ex, bahkan gunting dan selotip. Item – item ini perlu dipisahkan berdasarkan ukurannya, dan disimpan dalam sebuah ruang khusus yang hanya bisa diakses oleh staf tertentu. Hal ini penting untuk mengurangi pencurian atau hilangnya inventaris perusahaan.

Lakukan penyortiran

Jika inventaris di dalam kantor belum tertata rapi dan masih acak, Anda perlu melakukan penyortiran. Pertama, keluarkan semua item dari lemari, kabinet, bahkan dari gudang. Dengan begitu Anda bisa melihat wujud setiap item. Kemudian, cek apakah kondisi barang masih baik, dan jika ada yang rusak, maka perlu segera dikeluarkan. Kemudian, pisahkan item besar dengan item kecil, serta posisikan setiap item berdasarkan intensitas penggunannya. Untuk item yang sering digunakan, maka perlu diletakkan di tempat – tempat yang mudah dijangkau.

Terapkan prinsip FIFO (First In First Out)

FIFO adalah singkatan dari First in, First out yang merupakan istilah umum dalam pengorganisasian stok barang atau inventaris suatu perusahaan. Dengan strategi FIFO ini, setiap barang inventaris yang datang terlebih dahulu di harus digunakan terlebih dahulu, sementara barang yang masuk belakang harus disimpan dahulu untuk dipakai kemudian. Caranya dengan dengan meletakkan barang yang baru di belakang barang yang lama.

Cara ini cukup jitu dalam mencegah agar barang inventaris tidak menumpuk di gudang dan akhirnya malah menjadi lapuk karena lama tersimpan di gudang dan tidak pernah dipakai.  FIFO juga membuat barang – barang masih dalam kondisi yang baik saat digunakan.

Kategorikan item – item tertentu

Dalam menata kebutuhan kantor, kategorikan item – item tertentu berdasarkan kesamaan ciri, ukuran, maupun fungsi. Misal, alat tulis kantor berupa pensil, pulpen, penghapus, tip ex, marker, dan peralatan yang dibutuhak untuk menulis mesti ditempahkan dalam satu wadah. Sementara itu, peralatan yang membantu pengorganisasian kertas dan arsip seperti pines, klip, binder klip, selotip, dan staples harus dijadikan satu.

Untuk item yang lebih besar seperti mesin foto kopi, printer, layar dan proyektor, keyboard, presentation folders, picture paper, folder untuk menyimpan file, dan letterhead perlu ditempatkan secara kolektif di gudang dan lokasinya berdekatan satu sama lain.

Jika Anda menempatkan benda – benda tersebut dalam lemari, pastikan bahwa benda yang ukurannya lebih besar dan bobotnya lebih berat ditempatkan di bawah guna menghindari retaknya rak yang bisa menimpa benda di bawahnya. Benda – benda yang jarang dipakai sebaiknya ditempatkan agak ke dalam atau di atas lemari, sementara benda yang sering dipakai di tempatkan di rak atau laci paling strategis dan mudah diraih.

Untuk item – item berukuran kecil, seperti alat tulis, sebaiknya ditempatkan dalam kotak atau wadah khusus yang berukuran besar, sebelum ditaruh di dalam lemari. Cara ini memperkecil kemungkinan item itu untuk jatuh, retak, rusak, atau terselip di antara tumpukan benda – benda yang lebih besar.

Desain Interior dan Investaris Kantor

Buat sebuah daftar item yang tersimpan dalam sebuah lemari atau sebuah ruangan

Jika semua benda sudah tersimpan di dalam lemari atau ruangan khusus, pastikan Anda mencatat benda apa saja yang disimpan di tempat itu, berikut jumlahnya dan lokasi penyimpanannya. Kategorikan berdasarkan kegunaan, misal kategori desk supplies yang meliputi selotip, pin, dan karet gelang, serta staples. Lakukan update secara berkala mengenai jumlah barang yang masuk dan keluar dari ruangan atau lemari penyimpanan.

Lakukan pembelian dalam jumlah banyak sekaligus

Biasakan untuk membeli item dalam jumlah besar, terlebih untuk barang yang sering digunakan dan cepat habis, seperti tinta, pulpen, tip ex, dan lem, kertas, amplop dan selotip. Dengan pembelian dalam jumlah besar, niscaya perusahaan akan lebih mudah dalam mendapatkan potongan harga. Selain mendapatkan potongan harga, kita mungkin bisa mendapatkan reward atau bonus item dari supplier barang – barang inventaris kantor, asalkan kita berani melakukan negosiasi dengan supplier.

Selamat mencoba 🙂

..

architectaria.com | Arsitek, Desain Interior, General Contractor

Untuk Anda yang berada diwilayah JABODETABEK dan membutuhkan jasa arsitek, desain interior dan jasa kontraktor untuk membangun/merenovasi rumah, silahkan menghubungi kami melalui nomor: 081229400888, 087710400888, 021-83836281, atau 0251-9195383 (Bogor).

(Jika anda menganggap artikel ini bermanfaat, jika anda menikmati membaca artikel-artikel di web ini, anda dapat berlanggangan untuk membaca artikel ini melalui email. Silahkan klik DISINI jika anda ingin berlangganan membaca artikel dari architectaria.com melalui email).